Online Training – Effective Meeting Planning and Coordination

JADWAL: | 14–15 Agustus | 11–12 September | 9–10 Oktober | 13–14 November | 11–12 Desember

Effective Meeting Planning and Coordination

Deskripsi Pelatihan:

Rapat yang efektif bukan hanya tentang kehadiran, tetapi juga perencanaan yang matang, koordinasi yang efisien, dan tindak lanjut yang jelas. Pelatihan ini dirancang untuk membantu peserta merancang dan mengelola rapat yang produktif, fokus pada tujuan, serta memberikan hasil yang dapat ditindaklanjuti. Dengan pendekatan praktis dan interaktif, peserta akan memahami teknik dan strategi dalam menyelenggarakan rapat yang berdampak positif bagi organisasi.

Apa yang Didapatkan dalam Pelatihan Ini:

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:

1. Memahami prinsip dasar perencanaan dan koordinasi rapat yang efektif.
2. Menentukan tujuan rapat yang jelas dan mengukur keberhasilannya.
3. Menyusun agenda rapat yang terstruktur dan terarah.
4. Memilih peserta rapat secara strategis dan menetapkan peran masing-masing.
5. Menerapkan teknik fasilitasi untuk menjaga fokus dan efisiensi rapat.
6. Mengelola dinamika kelompok dan mengatasi konflik dalam rapat.
7. Membuat notulen dan tindak lanjut rapat secara sistematis.
8. Menggunakan alat bantu digital untuk mendukung perencanaan dan pelaksanaan rapat.

Outline Pelatihan:

Sesi 1: Pengantar Rapat Efektif

• Mengapa banyak rapat tidak efektif
• Dampak rapat yang buruk bagi organisasi
• Prinsip dan karakteristik rapat yang efektif

Sesi 2: Menentukan Tujuan dan Jenis Rapat

• Merumuskan tujuan yang terukur
• Jenis-jenis rapat: informasi, pengambilan keputusan, brainstorming
• Menentukan perlunya rapat atau alternatif lain

Sesi 3: Perencanaan Rapat yang Matang

• Penyusunan agenda yang fokus
• Menentukan peserta dan peran mereka
• Persiapan logistik dan teknis

Sesi 4: Teknik Fasilitasi Rapat

• Memulai rapat dengan tepat
• Mengelola waktu dan dinamika diskusi
• Menjaga partisipasi dan fokus peserta

Sesi 5: Koordinasi Sebelum, Selama, dan Setelah Rapat

• Komunikasi dan distribusi agenda sebelum rapat
• Koordinasi selama pelaksanaan
• Evaluasi dan tindak lanjut setelah rapat

Sesi 6: Manajemen Konflik dan Dinamika Kelompok

• Mengidentifikasi dan menghadapi gangguan dalam rapat
• Strategi mengelola perbedaan pendapat
• Membangun suasana kolaboratif

Sesi 7: Dokumentasi dan Tindak Lanjut Rapat

• Menyusun notulen yang jelas dan ringkas
• Menetapkan tanggung jawab dan tenggat waktu
• Menindaklanjuti hasil rapat secara konsisten

Sesi 8: Teknologi untuk Mendukung Rapat Efektif

• Penggunaan alat bantu: kalender digital, aplikasi meeting, timer
• Rapat daring: tantangan dan solusi
• Best practices dalam menggunakan teknologi kolaborasi

Metode Pelatihan:

• Presentasi Interaktif
• Studi Kasus / Role-play
• Diskusi Kelompok / Project Simulasi

Peserta yang Disarankan:

• Divisi: Manajemen, HR, Sekretariat Perusahaan, Administrasi, Project Management, Operasional
• Jabatan: Supervisor, Manajer, Asisten Manajer, Sekretaris, Project Officer, dan posisi lain yang sering memimpin atau mengoordinasi rapat

Info dan Pendaftaran:

📱 WA: 0813 1123 7975

Tags: #MeetingEffectiveness, #WorkplaceCommunication, #LeadershipSkills